El patrimonio de una empresa – sus equipos, mobiliario, vehículos, maquinaria, tecnología e incluso propiedades – representa una inversión sustancial y un activo crítico para su funcionamiento. Sin embargo, una gestión descuidada puede llevar a pérdidas significativas: desde robos y daños hasta obsolescencia acelerada o simple descontrol. Implementar buenas prácticas en la gestión patrimonial no es solo contabilidad; es proteger el corazón operativo de tu negocio.
Aquí tienes 5 consejos fundamentales para evitar la pérdida de tus bienes patrimoniales:
- Implementa un Sistema de Registro y Etiquetado Riguroso:
- El Problema: Bienes «fantasma», duplicados no identificados, activos que desaparecen sin dejar rastro.
- La Solución: Crea un registro centralizado (software especializado o incluso una hoja de cálculo robusta) con detalles esenciales de cada bien: descripción, marca, modelo, número de serie, valor de adquisición, fecha de compra, ubicación física, responsable asignado, estado, fotografía.
- Acción Clave:Etiqueta físicamente todos los activos con códigos únicos (códigos de barras, QR, RFID o números consecutivos). Esto permite:
- Inventarios rápidos y precisos.
- Rastreo inmediato de la ubicación.
- Disuasión de robos internos (el bien está claramente identificado como propiedad de la empresa).
- Establece Responsabilidades Claras y Auditorías Periódicas:
- El Problema: «Nadie sabe quién lo tenía», «se perdió y no sabemos cuándo».
- La Solución: Asigna un responsable directo por cada bien o grupo de bienes en cada área o departamento. Esta persona debe firmar un acuse de recibo y ser la primera en reportar cualquier anomalía, movimiento o baja.
- Acción Clave: Realiza auditorías físicas periódicas (al menos una vez al año, idealmente semestrales o trimestrales para activos críticos o de alto valor). Compara lo encontrado físicamente con tu registro centralizado. Las discrepancias deben investigarse inmediatamente para determinar si fue robo, pérdida, error de registro o necesidad de baja.
- Define Políticas Estrictas para Movimientos y Bajas:
- El Problema: Bienes que se «prestan» y nunca regresan, equipos que se desechan sin autorización, traslados no documentados.
- La Solución: Implementa procedimientos formales para cualquier acción sobre los bienes:
- Movimientos/Traslados: Requiere una solicitud/autorización previa (digital o física) que especifique el bien, la razón, la nueva ubicación/responsable y la fecha. Actualiza el registro inmediatamente.
- Bajas/Descarte: Establece un proceso de baja autorizada. Nunca se debe desechar o vender un bien sin que pase por una revisión (¿está realmente inservible? ¿Se puede vender? ¿Se siguen los protocolos ambientales?). La baja debe ser documentada en el registro con la razón y la autorización correspondiente.
- Acción Clave: Comunicar y hacer cumplir estas políticas a todos los empleados. La rigurosidad aquí evita pérdidas por «préstamos eternos» o descuidos.
- Invierte en Seguridad Física y Mantenimiento Preventivo:
- El Problema: Robos por falta de seguridad, daños prematuros por mal uso o falta de mantenimiento.
- La Solución:
- Seguridad: Implementa medidas adecuadas según el valor y riesgo del activo: candados, alarmas, cámaras de seguridad, control de acceso a áreas críticas (sala de servidores, almacén de herramientas), parqueaderos seguros para vehículos.
- Mantenimiento: Crea un programa de mantenimiento preventivo para maquinaria, vehículos, equipos de TI y otros activos sujetos a desgaste. Un mantenimiento regular prolonga la vida útil, mejora la eficiencia y previene fallos catastróficos (y costosos) que podrían inutilizar el bien.
- Acción Clave: Trata la seguridad y el mantenimiento como una inversión, no como un gasto. Previenen pérdidas mucho mayores.
- Utiliza Tecnología para Automatizar y Monitorear:
- El Problema: Inventarios manuales lentos y propensos a errores, dificultad para rastrear activos móviles, falta de datos en tiempo real.
- La Solución: Adopta un Sistema de Gestión de Activos Fijos (SGAF) o software especializado. Estas herramientas permiten:
- Gestionar el registro centralizado de manera eficiente.
- Realizar inventarios con lectores de códigos de barras/QR/RFID, agilizando el proceso y reduciendo errores.
- Programar y registrar mantenimientos.
- Gestionar solicitudes de movimientos y bajas con flujos de aprobación.
- Generar reportes analíticos (depreciación, estado por ubicación, costos de mantenimiento).
- Monitorear activos móviles críticos (vehículos, equipos portátiles) mediante GPS o RFID (si aplica).
- Acción Clave: Evaluar las necesidades de la empresa e invertir en una solución tecnológica que se ajuste al volumen y complejidad de tu patrimonio. La automatización ahorra tiempo, mejora la precisión y proporciona visibilidad constante.
Conclusión:
La pérdida de bienes patrimoniales es un riesgo evitable con una gestión proactiva y organizada. No se trata solo de contar activos, sino de controlar, proteger y optimizar el valor que representan para tu empresa. Implementar estos 5 consejos – registro riguroso, responsabilidad clara, políticas definidas, seguridad/mantenimiento y uso de tecnología – construirá un escudo robusto contra las pérdidas, asegurando que tu patrimonio siga siendo un pilar sólido para el éxito y la sostenibilidad de tu negocio. Empieza hoy mismo a tomar el control de tus activos.
