Introducción
El mantenimiento de los activos fijos es una actividad esencial para garantizar la continuidad de las operaciones, prolongar la vida útil de los equipos y reducir los costos derivados de fallas inesperadas.
Sin embargo, existe un aspecto que muchas organizaciones pasan por alto: el control patrimonial de los activos mientras se encuentran en mantenimiento.
Cuando un equipo sale de su ubicación habitual para ser reparado, calibrado o sometido a mantenimiento preventivo, es común que se presenten situaciones como:
- No saber exactamente dónde se encuentra el activo.
- Desconocer quién es el responsable durante la reparación.
- No contar con evidencia del envío al proveedor.
- Perder la trazabilidad del equipo.
- No registrar la fecha de salida ni la de retorno.
- Encontrar diferencias durante los inventarios físicos.
Estos problemas pueden derivar en pérdidas patrimoniales, retrasos operativos y observaciones durante auditorías.
En esta guía conocerás cómo controlar correctamente los activos que salen a mantenimiento, qué información debe registrarse y cuáles son las mejores prácticas para mantener la trazabilidad durante todo el proceso.
¿Qué significa que un activo esté en mantenimiento?
Un activo en mantenimiento es aquel que, de forma temporal, deja de estar disponible para su operación habitual porque requiere una intervención técnica destinada a conservar o recuperar sus condiciones de funcionamiento.
Dependiendo del caso, el mantenimiento puede realizarse:
- Dentro de las instalaciones de la organización.
- En un taller especializado.
- En las instalaciones del fabricante.
- Mediante un proveedor externo.
Aunque el activo no esté siendo utilizado, sigue formando parte del patrimonio de la organización y, por tanto, debe mantenerse bajo control.
¿Por qué es importante controlar los activos durante el mantenimiento?
Enviar un activo a mantenimiento no significa perder el seguimiento sobre él.
Durante este periodo, la organización debe poder responder preguntas como:
- ¿Dónde se encuentra el equipo?
- ¿Quién es responsable de él?
- ¿Qué tipo de mantenimiento está recibiendo?
- ¿Cuándo salió?
- ¿Cuándo debe regresar?
- ¿Cuál es su estado actual?
Registrar esta información permite mantener la trazabilidad y evitar pérdidas o confusiones.
Riesgos de no controlar los activos en mantenimiento
Cuando no existe un procedimiento definido, el control patrimonial puede verse seriamente afectado.
Pérdida de ubicación
Después de varias semanas, algunas organizaciones desconocen si el activo permanece en el taller, fue entregado al proveedor o ya regresó a la empresa.
Falta de responsables
Si no se documenta adecuadamente el traslado, puede resultar difícil determinar quién tenía la custodia del activo durante la reparación.
Inventarios con diferencias
Durante un inventario físico, un equipo enviado a mantenimiento puede aparecer como faltante si el movimiento no fue registrado oportunamente.
Retrasos en la devolución
Cuando no existen fechas de seguimiento, algunos activos permanecen más tiempo del necesario fuera de servicio.
Esto puede afectar la continuidad de las operaciones.
Historial incompleto
Si las reparaciones no se documentan, la organización pierde información valiosa sobre el comportamiento del activo y los costos asociados a su mantenimiento.
Mantenimiento interno y mantenimiento externo
No todos los procesos de mantenimiento implican el mismo nivel de control.
Mantenimiento interno
Se realiza dentro de las instalaciones de la organización.
Generalmente el activo no cambia de propietario ni abandona la empresa, aunque puede trasladarse a un taller interno.
En estos casos conviene registrar:
- Fecha de ingreso al mantenimiento.
- Área responsable.
- Técnico encargado.
- Tipo de intervención.
- Fecha de retorno al servicio.
Mantenimiento externo
Se produce cuando el activo es enviado a un proveedor o taller especializado.
Este escenario requiere controles adicionales debido a que el bien sale físicamente de la organización.
Es recomendable registrar:
- Fecha de salida.
- Empresa responsable.
- Documento de entrega.
- Persona que recibe el activo.
- Fecha estimada de devolución.
- Estado del activo al momento del envío.
Información que debería registrarse
Para mantener la trazabilidad del activo durante el mantenimiento, conviene registrar información como:
- Código patrimonial.
- Descripción del activo.
- Número de serie.
- Responsable del activo.
- Tipo de mantenimiento.
- Fecha de salida.
- Lugar donde se realizará la reparación.
- Empresa o técnico responsable.
- Estado del activo.
- Fecha prevista de retorno.
- Fecha real de retorno.
- Observaciones.
Mientras más completa sea la información, más sencillo será realizar el seguimiento.
¿Debe cambiar el custodio del activo?
Esta es una pregunta frecuente.
La respuesta dependerá de las políticas internas de cada organización.
En algunos casos, el custodio principal continúa siendo el mismo colaborador.
En otros, la responsabilidad temporal recae sobre el área de mantenimiento o sobre el proveedor encargado de la reparación.
Lo importante es que exista claridad respecto a quién tiene la responsabilidad del activo durante cada etapa del proceso.
El papel de los códigos QR
Los códigos QR facilitan considerablemente el seguimiento de los activos durante el mantenimiento.
Al escanear la etiqueta patrimonial es posible:
- Consultar la información del activo.
- Registrar la salida a mantenimiento.
- Actualizar el estado del equipo.
- Registrar el retorno.
- Incorporar observaciones sobre la intervención realizada.
- Mantener el historial completo del activo.
Procedimiento recomendado para controlar activos en mantenimiento
Para evitar pérdidas de información y mantener la trazabilidad del patrimonio, es recomendable que toda organización establezca un procedimiento estandarizado para gestionar los activos que ingresan a mantenimiento.
A continuación, se presenta un flujo de trabajo que puede adaptarse a las políticas internas de cada empresa o entidad pública.
Paso 1. Identificar la necesidad de mantenimiento
El proceso comienza cuando se detecta que un activo requiere una intervención técnica.
Esto puede deberse a:
- Una falla.
- Un mantenimiento preventivo programado.
- Una calibración.
- Una inspección técnica.
- Una actualización del equipo.
Es importante registrar el motivo por el cual el activo deja temporalmente de estar operativo.
Paso 2. Registrar la salida del activo
Antes de trasladar el bien, conviene registrar información como:
- Fecha de salida.
- Estado físico.
- Ubicación actual.
- Responsable.
- Tipo de mantenimiento.
- Lugar donde será intervenido.
Este registro permitirá demostrar posteriormente cuándo comenzó el proceso.
Paso 3. Documentar la entrega
Cuando el mantenimiento es realizado por un proveedor externo, resulta recomendable dejar evidencia de la entrega.
Normalmente se registra:
- Empresa que recibe el activo.
- Persona responsable.
- Documento de entrega.
- Accesorios enviados.
- Estado del activo.
Esta información fortalece la cadena de custodia.
Paso 4. Actualizar el estado del activo
Mientras el equipo permanece en mantenimiento, el sistema patrimonial debería reflejar claramente su situación.
Por ejemplo:
- En mantenimiento preventivo.
- En mantenimiento correctivo.
- En reparación externa.
- Pendiente de diagnóstico.
- Esperando repuestos.
Esto evita que el activo aparezca como disponible durante inventarios o consultas.
Paso 5. Realizar el seguimiento
Durante el mantenimiento conviene monitorear aspectos como:
- Avance del trabajo.
- Fecha estimada de entrega.
- Costos asociados.
- Cambios de estado.
- Observaciones del proveedor.
El seguimiento oportuno evita retrasos innecesarios.
Paso 6. Registrar el retorno del activo
Cuando el equipo regresa a la organización, debe verificarse:
- Estado físico.
- Funcionamiento.
- Fecha de retorno.
- Responsable que recibe el activo.
- Resultado del mantenimiento.
Posteriormente, el sistema patrimonial debe actualizar nuevamente el estado del bien como operativo.
¿Qué hacer cuando se entrega un equipo de reemplazo?
En muchas organizaciones, un colaborador no puede detener sus actividades mientras espera la reparación de su equipo.
Por ello, es habitual entregar temporalmente otro activo.
En estos casos conviene registrar:
- Activo enviado a mantenimiento.
- Activo entregado como reemplazo.
- Responsable.
- Fecha de entrega.
- Fecha prevista de devolución.
- Relación entre ambos activos.
De esta manera se mantiene la trazabilidad de los dos bienes.
Buenas prácticas para controlar activos en mantenimiento
Las organizaciones con mejores resultados suelen aplicar las siguientes recomendaciones.
Registrar cada salida
Ningún activo debería abandonar la organización sin quedar registrado en el sistema patrimonial.
Mantener actualizado el estado
Cambiar oportunamente el estado del activo facilita la planificación de inventarios y auditorías.
Conservar toda la documentación
Es recomendable archivar:
- Órdenes de servicio.
- Actas de entrega.
- Informes técnicos.
- Cotizaciones.
- Facturas.
- Garantías.
Utilizar códigos QR
Los códigos QR permiten registrar rápidamente:
- Salida.
- Retorno.
- Cambio de estado.
- Observaciones.
Sin necesidad de volver a ingresar toda la información del activo.
Registrar todas las intervenciones
Cada mantenimiento forma parte del historial del activo.
Conservar esta información permite analizar el comportamiento del equipo a lo largo del tiempo.
Indicadores para medir el control de activos en mantenimiento
El seguimiento mediante indicadores ayuda a mejorar continuamente el proceso.
Activos actualmente en mantenimiento
Permite conocer cuántos bienes se encuentran temporalmente fuera de servicio.
Tiempo promedio de permanencia en mantenimiento
Mide el tiempo transcurrido entre la salida y el retorno del activo.
Activos con mantenimiento vencido
Identifica los equipos que superaron el plazo previsto de reparación.
Activos con historial completo
Indica el porcentaje de bienes cuyo historial incluye todas las intervenciones realizadas.
Tiempo promedio de actualización del sistema
Permite evaluar qué tan rápido se registran las salidas y retornos dentro del sistema patrimonial.
Errores más frecuentes
Muchas organizaciones presentan dificultades similares al gestionar activos en mantenimiento.
Enviar activos sin registrarlos
Cuando el traslado no queda documentado, resulta difícil conocer posteriormente dónde se encuentra el bien.
No actualizar el estado del activo
El equipo continúa apareciendo como operativo cuando realmente está fuera de servicio.
Esto genera confusión durante inventarios y auditorías.
No registrar el retorno
Después de la reparación, algunos activos regresan a la organización sin que el sistema patrimonial sea actualizado.
Perder la documentación
La ausencia de órdenes de servicio o informes técnicos dificulta reconstruir el historial del activo.
No controlar los equipos de reemplazo
Si el préstamo temporal no queda registrado, la organización puede perder la trazabilidad tanto del activo reparado como del equipo sustituto.
Caso práctico
Una empresa de manufactura administraba más de 2,800 activos, entre equipos informáticos, herramientas especializadas y maquinaria auxiliar.
Cada vez que un equipo era enviado a un proveedor para reparación, únicamente se registraba la orden de servicio, pero no se actualizaba el sistema patrimonial.
Como consecuencia:
- Durante los inventarios aparecían activos como faltantes.
- No existía un historial completo de reparaciones.
- Se desconocía cuánto tiempo permanecían los equipos fuera de servicio.
- Algunos activos permanecían semanas adicionales en talleres externos sin seguimiento.
La empresa implementó un procedimiento donde cada salida y retorno debía registrarse mediante el escaneo del código QR del activo.
Además, el sistema actualizaba automáticamente el estado del equipo y conservaba el historial de todas las intervenciones.
En pocos meses logró:
- Reducir las diferencias durante los inventarios.
- Mejorar la trazabilidad de los activos enviados a reparación.
- Disminuir los tiempos de seguimiento.
- Obtener información más confiable para planificar reemplazos y mantenimientos.
¿Cómo ayuda Gestor Online de ÉFICER?
Controlar patrimonialmente un activo durante su mantenimiento puede ser tan importante como controlar su adquisición o su inventario. Cada salida, intervención y retorno debe quedar registrada para evitar pérdidas de información y mantener la trazabilidad del bien.
Gestor Online de ÉFICER permite administrar este proceso de manera organizada, conservando el historial completo de cada activo y facilitando el seguimiento mientras permanece fuera de servicio.
Entre sus principales funcionalidades destacan:
- Registro centralizado de activos fijos.
- Identificación mediante códigos QR.
- Consulta inmediata de la información del activo desde dispositivos móviles.
- Cambio de estado del activo (operativo, en mantenimiento, fuera de servicio, etc.).
- Historial completo de mantenimientos e incidencias.
- Registro de responsables y custodios.
- Gestión de traslados y reubicaciones.
- Inventarios físicos utilizando teléfonos móviles o tablets.
- Reportes patrimoniales y gerenciales.
- Información confiable para auditorías y control interno.
Con estas herramientas, la organización mantiene el control del activo durante todo el proceso de mantenimiento, sin perder información ni trazabilidad.
Beneficios de controlar los activos durante el mantenimiento
Implementar un procedimiento formal para este proceso genera importantes ventajas para la gestión patrimonial.
Mayor trazabilidad
Cada intervención queda registrada junto con:
- Fecha de salida.
- Fecha de retorno.
- Tipo de mantenimiento.
- Empresa o técnico responsable.
- Estado del activo.
Inventarios más confiables
Los activos enviados a mantenimiento continúan formando parte del patrimonio, pero aparecen correctamente identificados con su estado y ubicación temporal.
Esto reduce diferencias durante los inventarios físicos.
Mejor control de la custodia
La organización puede conocer en todo momento quién tiene la responsabilidad del activo, incluso cuando se encuentra en un taller externo.
Mejor análisis del ciclo de vida
El historial de mantenimientos permite identificar:
- Equipos con fallas recurrentes.
- Activos con altos costos de reparación.
- Bienes que requieren reemplazo.
- Tendencias relacionadas con la obsolescencia.
Mayor preparación para auditorías
Toda la documentación relacionada con el mantenimiento permanece organizada y disponible para futuras revisiones.
Checklist para controlar activos en mantenimiento
Antes de enviar un activo a mantenimiento, verifica los siguientes aspectos.
☐ Se registró la salida del activo.
☐ Se documentó el estado físico del equipo.
☐ Se identificó claramente el tipo de mantenimiento.
☐ Se registró la empresa o técnico responsable.
☐ Se actualizó el estado del activo en el sistema.
☐ Se estimó una fecha de retorno.
☐ Se registró el historial de la intervención.
☐ Se actualizó la información cuando el activo regresó.
☐ Se conservaron los documentos del mantenimiento.
☐ El inventario patrimonial refleja correctamente la situación del activo.
Si varias respuestas fueron «No», probablemente sea conveniente revisar el procedimiento de control de activos enviados a mantenimiento.
Preguntas frecuentes
¿Un activo en mantenimiento deja de formar parte del inventario?
No.
Aunque temporalmente no esté disponible para su uso, continúa siendo parte del patrimonio de la organización y debe permanecer registrado en el sistema.
¿Debe actualizarse la ubicación del activo?
Sí.
Especialmente cuando el mantenimiento se realiza fuera de las instalaciones de la organización.
Registrar la ubicación temporal mejora la trazabilidad.
¿Es recomendable registrar todas las reparaciones?
Sí.
Conservar el historial completo permite analizar el comportamiento del activo y facilita futuras decisiones relacionadas con mantenimiento o reemplazo.
¿Qué sucede si se entrega un equipo de reemplazo?
Ese movimiento también debe registrarse para mantener el control tanto del activo enviado a mantenimiento como del equipo entregado temporalmente.
¿Cómo ayudan los códigos QR durante el mantenimiento?
Permiten identificar rápidamente el activo, actualizar su estado, registrar las fechas de salida y retorno, incorporar observaciones técnicas y consultar el historial completo desde un dispositivo móvil.
Conclusión
Los activos enviados a mantenimiento continúan formando parte del patrimonio de la organización y, por ello, requieren el mismo nivel de control que cualquier otro bien.
Registrar correctamente las salidas, mantener actualizada la ubicación temporal, conservar el historial de intervenciones y documentar cada movimiento fortalece la trazabilidad y reduce el riesgo de pérdidas o inconsistencias.
Una gestión patrimonial eficiente no solo controla los activos cuando están operativos, sino también durante los periodos en que se encuentran fuera de servicio.
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