Introducción
En la mayoría de las empresas es habitual entregar activos a los colaboradores para que puedan desempeñar sus funciones. Laptops, teléfonos celulares, tablets, herramientas, equipos de medición, cámaras, proyectores e incluso vehículos forman parte de los recursos asignados diariamente.
Sin embargo, cuando estas entregas no se controlan adecuadamente, comienzan a aparecer problemas como activos extraviados, equipos dañados sin responsable identificado, devoluciones incompletas y diferencias durante los inventarios físicos.
Muchas organizaciones todavía registran estos préstamos mediante hojas de Excel o documentos impresos, dificultando el seguimiento del historial de cada activo.
En esta guía aprenderás cómo administrar correctamente el préstamo de activos fijos, qué información registrar, cuáles son los errores más comunes y cómo mantener el control durante todo el ciclo de vida del bien.
¿Qué se considera un préstamo de activos?
El préstamo de un activo consiste en asignar temporalmente un bien patrimonial a un colaborador para el desarrollo de sus funciones.
Durante ese período, el trabajador se convierte en responsable de la custodia y uso adecuado del activo.
Algunos ejemplos comunes son:
- Laptop corporativa.
- Teléfono celular.
- Tablet.
- Monitor adicional.
- Impresora portátil.
- Cámara fotográfica.
- Herramientas eléctricas.
- Equipos de medición.
- Radios de comunicación.
- Vehículos.
Aunque la entrega sea temporal, la empresa debe mantener un registro actualizado de quién tiene el activo, dónde se encuentra y en qué estado fue entregado.
¿Por qué es importante controlar los préstamos?
Muchas pérdidas de activos no ocurren por robos.
Ocurren porque nadie sabe quién fue el último responsable del equipo.
Un adecuado control permite:
- Identificar al responsable actual.
- Conocer la ubicación del activo.
- Registrar devoluciones.
- Reducir pérdidas.
- Facilitar auditorías.
- Mantener inventarios actualizados.
- Proteger la inversión de la empresa.
Además, cuando un colaborador cambia de puesto o deja la organización, resulta mucho más sencillo recuperar los bienes asignados.
¿Qué activos suelen prestarse?
Dependiendo del tipo de empresa, los préstamos pueden involucrar diferentes bienes.
Equipos informáticos
- Laptops.
- Computadoras.
- Monitores.
- Tablets.
- Docking stations.
Equipos de comunicación
- Celulares.
- Radios.
- Teléfonos IP.
- Equipos satelitales.
Herramientas
- Taladros.
- Amoladoras.
- Equipos de soldadura.
- Llaves hidráulicas.
- Instrumentos especializados.
Equipos de medición
- Multímetros.
- GPS.
- Estaciones totales.
- Equipos topográficos.
- Medidores láser.
Equipos audiovisuales
- Cámaras.
- Drones.
- Proyectores.
- Micrófonos.
- Pantallas.
Vehículos
- Automóviles.
- Camionetas.
- Motocicletas.
- Montacargas.
Información que debe registrarse
Uno de los errores más comunes consiste en entregar un equipo únicamente mediante un correo electrónico o una conversación verbal.
Siempre debe existir un registro formal.
Como mínimo debería incluir:
- Código patrimonial.
- Descripción del activo.
- Marca.
- Modelo.
- Número de serie.
- Estado del equipo.
- Responsable.
- Área.
- Fecha de entrega.
- Fecha prevista de devolución.
- Observaciones.
- Firma del colaborador.
Mientras más completa sea la información, menor será el riesgo de conflictos posteriores.
Errores más frecuentes
No registrar la entrega
Muchas empresas simplemente entregan el equipo sin generar ningún documento.
Meses después nadie recuerda quién recibió el activo.
No registrar devoluciones
Cuando el colaborador devuelve el equipo tampoco se actualiza el sistema.
Esto provoca que el activo continúe apareciendo asignado aunque ya esté disponible.
Cambios de responsable sin actualizar
Otro problema frecuente ocurre cuando un colaborador presta el equipo a otro compañero sin informar al área de Patrimonio o TI.
En poco tiempo el sistema deja de reflejar la realidad.
Equipos sin identificación
Si el activo no posee una etiqueta patrimonial será mucho más difícil localizarlo durante un inventario.
Uso exclusivo de Excel
Cuando la empresa administra cientos de préstamos simultáneamente, las hojas de cálculo dejan de ser suficientes.
Es frecuente encontrar:
- Información duplicada.
- Versiones distintas del mismo archivo.
- Errores de digitación.
- Falta de historial.
Buenas prácticas para controlar préstamos
Utilizar actas de entrega
Cada préstamo debería quedar respaldado mediante un documento firmado por ambas partes.
Esto protege tanto al colaborador como a la empresa.
Identificar todos los activos
Cada equipo debe contar con una etiqueta patrimonial que facilite su identificación.
Actualmente muchas organizaciones utilizan códigos QR para acelerar este proceso.
Mantener actualizado el responsable
Cuando un activo cambia de usuario, el sistema también debe actualizar esa información.
No esperes al siguiente inventario.
Registrar devoluciones
Cada devolución debe quedar documentada indicando:
- Fecha.
- Estado del activo.
- Observaciones.
- Responsable que recibe.
Realizar verificaciones periódicas
No basta con registrar el préstamo.
También conviene confirmar periódicamente que el activo continúa en poder del colaborador y en buenas condiciones.
Paso a paso para administrar préstamos de activos
Paso 1
Registrar el activo en el sistema patrimonial.
Paso 2
Verificar el estado del equipo antes de entregarlo.
Paso 3
Generar el acta de entrega.
Paso 4
Asignar el responsable.
Paso 5
Identificar el activo mediante código QR.
Paso 6
Registrar la devolución cuando corresponda.
Caso práctico
Imaginemos una empresa con 350 colaboradores, donde diariamente se asignan laptops, teléfonos móviles, tablets, herramientas y equipos especializados para realizar diferentes actividades.
Durante varios años, el préstamo de estos activos se controló mediante hojas de cálculo y formularios impresos.
Con el paso del tiempo comenzaron a aparecer diversos problemas:
- Laptops entregadas sin acta de recepción.
- Celulares asignados a colaboradores que ya no trabajaban en la empresa.
- Herramientas que cambiaban de usuario sin registrarse.
- Equipos extraviados sin poder identificar al último responsable.
- Inventarios con múltiples diferencias.
Para mejorar la gestión, la empresa decidió implementar un procedimiento estandarizado apoyado por un software de gestión patrimonial.
Cada préstamo quedó registrado con:
- Código patrimonial.
- Responsable.
- Fecha de entrega.
- Estado del equipo.
- Firma digital del colaborador.
- Historial de movimientos.
Además, todos los activos fueron identificados con etiquetas de código QR.
Como resultado:
- Se redujeron significativamente las pérdidas de equipos.
- Las devoluciones fueron más rápidas y ordenadas.
- Los inventarios físicos requirieron menos tiempo.
- Fue posible conocer en todo momento quién tenía asignado cada activo.
Checklist para el préstamo de activos
Antes de entregar cualquier equipo verifica lo siguiente:
El activo está registrado en el sistema.
Tiene una etiqueta patrimonial visible.
El código QR funciona correctamente.
Se verificó el estado físico del equipo.
El colaborador firmó el acta de entrega.
Se registró la fecha de entrega.
Se asignó correctamente el responsable.
Se definió la fecha de devolución cuando corresponda.
El historial del activo quedó actualizado.
¿Cómo ayuda Eficer?
Cuando una empresa administra decenas o cientos de préstamos simultáneamente, mantener el control mediante hojas de cálculo se vuelve cada vez más difícil.
Con Eficer es posible registrar y consultar toda la información relacionada con los activos desde una sola plataforma.
Entre sus principales funcionalidades destacan:
- Registro de activos fijos.
- Asignación de responsables.
- Control de ubicaciones.
- Etiquetas con códigos QR.
- Historial completo del activo.
- Registro de préstamos y devoluciones.
- Control de traslados.
- Inventarios mediante dispositivos móviles.
- Gestión de mantenimientos.
- Reportes por responsable.
- Reportes por ubicación.
- Reportes de inventario.
- Información centralizada para auditorías.
Gracias a ello, las empresas pueden reducir pérdidas, mejorar la trazabilidad de los activos y recuperar rápidamente los equipos cuando un colaborador cambia de puesto o deja la organización.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio generar un acta de entrega?
Aunque puede variar según las políticas internas de cada empresa, es una práctica altamente recomendable. El acta deja constancia de quién recibió el activo, en qué fecha y en qué estado, reduciendo conflictos futuros.
¿Qué sucede si un colaborador cambia de área?
El cambio debe registrarse inmediatamente para actualizar el responsable del activo y mantener el inventario patrimonial al día.
¿Cómo controlar préstamos de larga duración?
Es recomendable realizar verificaciones periódicas para confirmar que el activo sigue en poder del colaborador y continúa en buen estado.
¿Qué tipo de activos deberían controlarse?
Cualquier bien asignado a un colaborador, por ejemplo:
- Laptops.
- Celulares.
- Tablets.
- Herramientas.
- Equipos de medición.
- Cámaras.
- Vehículos.
- Radios de comunicación.
¿Por qué utilizar códigos QR?
Porque permiten identificar rápidamente el activo, consultar su información desde un dispositivo móvil y agilizar inventarios y auditorías.
Conclusión
El préstamo de activos fijos forma parte de la operación diaria de muchas organizaciones, pero cuando no existe un procedimiento claro puede convertirse en una fuente constante de pérdidas, diferencias de inventario y dificultades para recuperar los bienes.
Implementar registros formales, utilizar etiquetas con códigos QR, mantener actualizada la información de los responsables y apoyarse en un software especializado permite mejorar significativamente el control sobre los activos de la empresa.
Más que controlar equipos, se trata de proteger la inversión de la organización y garantizar que cada activo esté disponible cuando realmente se necesita.
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