Introducción

La salida de un empleado representa un momento crítico para el control de los activos fijos de una empresa. Más allá de los procesos administrativos relacionados con Recursos Humanos, es indispensable verificar que todos los bienes asignados sean recuperados, revisados y registrados correctamente.

Cuando este procedimiento no existe o no se sigue de manera ordenada, comienzan a aparecer problemas como laptops que nunca fueron devueltas, celulares asignados a personas que ya no trabajan en la empresa, herramientas extraviadas, tarjetas de acceso activas o inventarios que ya no reflejan la realidad.

Estas situaciones no solo generan pérdidas económicas, sino que también afectan las auditorías, dificultan el control patrimonial y obligan a realizar compras innecesarias de equipos que, en muchos casos, siguen existiendo dentro de la organización.

En esta guía conocerás qué procedimiento debería seguir una empresa cuando un empleado deja la organización, qué activos deben verificarse y cuáles son las mejores prácticas para mantener un control patrimonial eficiente.

¿Por qué este proceso es tan importante?

Cada empleado puede tener asignados uno o varios activos necesarios para desempeñar sus funciones.

Dependiendo del cargo, puede tratarse de:

• Laptop.
• Computadora de escritorio.
• Celular corporativo.
• Tablet.
• Monitor.
• Herramientas.
• Equipos de medición.
• Vehículo.
• Uniformes.
• Tarjetas de acceso.
• Llaves.
• Equipos de protección personal.

Si estos bienes no son recuperados oportunamente, la empresa pierde visibilidad sobre su patrimonio y aumenta el riesgo de extravíos, compras duplicadas o diferencias durante los inventarios.

Riesgos de no controlar la devolución de activos

Muchas empresas solo descubren los problemas cuando realizan un inventario físico o reciben una auditoría.

Algunos de los riesgos más frecuentes son:

• Activos registrados a nombre de empleados que ya no pertenecen a la empresa.
• Equipos cuyo responsable actual es desconocido.
• Celulares y laptops sin devolver.
• Herramientas extraviadas.
• Accesorios incompletos.
• Información desactualizada en el inventario.
• Dificultades para identificar responsabilidades.

Además del impacto económico, estas situaciones afectan la trazabilidad y la confiabilidad de la información patrimonial.

¿Qué activos deben verificarse antes de la salida del empleado?

Aunque cada organización tiene procesos distintos, es recomendable revisar todos los bienes asignados al trabajador.

Equipos informáticos

• Laptop.
• Computadora.
• Monitor.
• Docking station.
• Teclado.
• Mouse.
• Disco duro externo.

Dispositivos móviles

• Celular corporativo.
• Tablet.
• Radio de comunicación.
• Token de autenticación.

Herramientas

• Taladros.
• Equipos eléctricos.
• Instrumentos de medición.
• Herramientas especializadas.

Accesorios

• Cargadores.
• Adaptadores.
• Cables.
• Maletines.
• Fundas.

Otros bienes

• Llaves.
• Tarjetas de acceso.
• Credenciales.
• Equipos de protección personal.
• Vehículos.
• Documentación física entregada.

Información que debería verificarse

Antes de aceptar la devolución de cualquier activo es recomendable confirmar:

• Código patrimonial.
• Número de serie.
• Estado físico.
• Accesorios entregados.
• Responsable registrado.
• Área.
• Ubicación.
• Fecha de devolución.

Esta información permite mantener actualizado el historial completo del activo.

Errores más comunes

No revisar físicamente los equipos

Aceptar una devolución sin verificar el estado del activo puede generar conflictos posteriores.

Siempre es recomendable revisar el equipo antes de cerrar el proceso.

No actualizar el responsable

Muchas empresas recuperan el activo, pero olvidan actualizar el sistema.

Como consecuencia, el inventario continúa mostrando al empleado anterior como responsable.

No revisar accesorios

Es frecuente recuperar únicamente el equipo principal y olvidar elementos como:

• Cargadores.
• Mouse.
• Maletines.
• Adaptadores.
• Bases de conexión.

No documentar daños

Si el activo presenta golpes, desperfectos o accesorios faltantes, esta información debe quedar registrada inmediatamente.

No coordinar entre áreas

El proceso no debería depender únicamente de Recursos Humanos.

También deberían participar:

• Patrimonio.
• TI.
• Logística.
• Administración.

Cada área aporta información importante para verificar que el empleado no mantenga activos pendientes de devolución.

Checklist antes de finalizar la salida de un empleado

Antes de concluir el proceso verifica que:

Se recuperaron todos los activos asignados.

Se revisó el estado físico de cada equipo.

Se verificaron los números de serie.

Se recuperaron los accesorios.

Se actualizaron los responsables en el sistema.

Se registró la devolución.

Se archivó la documentación correspondiente.

Buenas prácticas

Utilizar un procedimiento estandarizado

Todas las salidas de empleados deberían seguir el mismo proceso, independientemente del área o cargo.

Documentar la devolución

La devolución de cada activo debe quedar respaldada mediante un documento firmado por ambas partes.

Identificar los activos mediante códigos QR

Las etiquetas patrimoniales facilitan la verificación de los bienes y reducen errores durante la devolución.

Mantener actualizado el historial del activo

Cada devolución, cambio de responsable o traslado debe registrarse para conservar la trazabilidad del bien durante toda su vida útil.

Caso práctico

Una empresa de servicios contaba con aproximadamente 420 empleados distribuidos en cinco sedes. Cada mes se producían ingresos, cambios de área y desvinculaciones de personal.

Aunque la empresa tenía un inventario de activos, el proceso de salida de los empleados no incluía una validación formal de los bienes asignados.

Como consecuencia, comenzaron a aparecer situaciones como:

• Laptops que nunca fueron devueltas.
• Celulares corporativos registrados a nombre de personas que ya no trabajaban en la empresa.
• Herramientas entregadas a nuevos empleados sin actualizar el responsable.
• Monitores y accesorios cuya ubicación era desconocida.
• Diferencias detectadas durante los inventarios físicos.

Para solucionar este problema, la empresa decidió estandarizar el proceso de salida de personal utilizando un software de gestión patrimonial.

Cada vez que un empleado comunicaba su salida, el área de Recursos Humanos notificaba automáticamente al responsable de Patrimonio.

Antes de finalizar el proceso se verificaban todos los activos asignados, se revisaba su estado físico, se actualizaba el responsable en el sistema y se registraba la devolución.

Como resultado:

• Se redujeron significativamente las pérdidas de activos.
• Los inventarios fueron más precisos.
• Se eliminó la incertidumbre sobre quién tenía cada equipo.
• Las auditorías encontraron información mucho más confiable.

¿Cómo ayuda Gestor Online de Eficer?

Cuando una empresa administra decenas o cientos de activos asignados a sus empleados, controlar este proceso mediante hojas de cálculo o documentos impresos puede resultar complejo.

Gestor Online, desarrollado por Eficer, permite centralizar toda la información relacionada con los activos de la organización y mantener un historial completo durante todo su ciclo de vida.

Entre sus principales funcionalidades destacan:

• Registro de activos fijos.
• Control de responsables.
• Gestión de ubicaciones.
• Registro de préstamos y devoluciones.
• Historial completo del activo.
• Inventarios mediante dispositivos móviles.
• Identificación mediante códigos QR.
• Control de traslados.
• Gestión de mantenimientos.
• Reportes por responsable.
• Reportes por ubicación.
• Reportes para auditorías.

Gracias a esta información, cuando un empleado deja la empresa es posible identificar rápidamente todos los activos que tiene asignados y verificar su devolución antes de concluir el proceso de desvinculación.

Preguntas frecuentes

¿Quién debería participar en la devolución de activos?

Lo recomendable es que el proceso involucre a las áreas de Recursos Humanos, Patrimonio, TI y, cuando corresponda, Logística o Administración. Así se garantiza que ningún activo quede pendiente de revisión.

¿Qué sucede si un activo presenta daños?

El estado del equipo debe revisarse al momento de la devolución y cualquier daño o accesorio faltante debe quedar documentado según las políticas internas de la empresa.

¿Es recomendable utilizar un checklist?

Sí. Un checklist ayuda a estandarizar el proceso y reduce el riesgo de omitir activos, accesorios o documentación importante.

¿Qué pasa si un empleado tenía varios activos asignados?

Todos los bienes deben verificarse antes de cerrar el proceso de salida. Esto incluye equipos informáticos, dispositivos móviles, herramientas, vehículos y cualquier otro activo entregado por la empresa.

¿Por qué es importante mantener actualizado el responsable?

Porque permite conocer en todo momento quién tiene asignado cada activo, facilita los inventarios físicos y mejora la trazabilidad durante auditorías.

Conclusión

La salida de un empleado representa una excelente oportunidad para actualizar el inventario patrimonial y verificar que todos los activos continúen bajo control.

Contar con un procedimiento estandarizado, utilizar listas de verificación y mantener actualizada la información de los responsables permite reducir pérdidas, mejorar la trazabilidad y evitar diferencias durante los inventarios y auditorías.

Más que recuperar equipos, se trata de proteger el patrimonio de la empresa y garantizar que cada activo continúe aportando valor a la organización.

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