Introducción

En muchas organizaciones es habitual prestar activos fijos para atender necesidades operativas. Laptops para personal de campo, proyectores para capacitaciones, herramientas para trabajos de mantenimiento, equipos de medición para inspecciones o cámaras para actividades institucionales son solo algunos ejemplos.

Aunque estos préstamos suelen formar parte de la operación diaria, con frecuencia se realizan de manera informal, sin registros adecuados, sin responsables claramente definidos y sin un procedimiento estandarizado.

Como consecuencia, aparecen problemas como:

• Activos cuya ubicación se desconoce.
• Equipos devueltos con daños.
• Préstamos que nunca fueron registrados.
• Dificultad para identificar al último responsable.
• Diferencias durante los inventarios físicos.
• Observaciones en auditorías internas o externas.

Implementar un procedimiento adecuado para el préstamo de activos fijos no solo protege el patrimonio de la organización, sino que también fortalece la trazabilidad, mejora la rendición de cuentas y facilita la toma de decisiones.

En esta guía conocerás cómo gestionar correctamente el préstamo de activos fijos, qué información debe registrarse y cuáles son las mejores prácticas para mantener el control durante todo el proceso.

¿Qué es el préstamo de activos fijos?

El préstamo de activos fijos es el procedimiento mediante el cual una organización entrega temporalmente un bien patrimonial a un colaborador, área o tercero autorizado para que lo utilice durante un período determinado, manteniendo siempre la propiedad del activo.

Al finalizar el plazo establecido, el activo debe ser devuelto en las condiciones acordadas y quedar nuevamente disponible para la organización.

El préstamo puede realizarse por diferentes motivos, como:

• Actividades operativas.
• Capacitaciones.
• Comisiones de servicio.
• Proyectos temporales.
• Eventos institucionales.
• Trabajos de mantenimiento.
• Apoyo entre áreas.

La clave está en que cada préstamo quede debidamente documentado.

¿Por qué es importante controlar los préstamos de activos?

Cuando un activo sale temporalmente de su ubicación habitual, aumenta el riesgo de pérdida, deterioro o uso inadecuado.

Por ello, controlar cada préstamo permite:

• Conocer quién tiene el activo.
• Saber dónde se encuentra.
• Registrar la fecha de entrega y devolución.
• Mantener el historial del bien.
• Facilitar auditorías.
• Reducir pérdidas patrimoniales.
• Mejorar la responsabilidad de los usuarios.

Además, un buen control evita conflictos cuando existen daños o diferencias durante los inventarios.

Diferencia entre préstamo, asignación y traslado

Estos conceptos suelen confundirse, aunque representan procesos diferentes.

Préstamo

Es una entrega temporal.

Existe una fecha prevista de devolución y el activo debe regresar a la organización o al área de origen.

Asignación

La asignación implica entregar un activo a un responsable para el desarrollo habitual de sus funciones.

No necesariamente existe una fecha de devolución establecida.

Por ejemplo:

• Una laptop asignada a un colaborador.
• Un teléfono corporativo.
• Un escritorio.
• Una impresora.

Traslado

Consiste en cambiar la ubicación física del activo entre áreas, oficinas o sedes.

El responsable puede cambiar o mantenerse, dependiendo del procedimiento interno.

¿Qué activos suelen prestarse con mayor frecuencia?

Aunque cualquier activo puede ser objeto de un préstamo, algunos bienes presentan una mayor rotación.

Entre ellos destacan:

• Laptops.
• Tablets.
• Proyectores.
• Equipos audiovisuales.
• Herramientas.
• Equipos topográficos.
• Equipos de medición.
• Cámaras fotográficas.
• Equipos de laboratorio.
• Radios de comunicación.

Estos activos requieren controles más estrictos debido a su movilidad y uso compartido.

Riesgos de prestar activos sin control

La ausencia de procedimientos genera riesgos importantes para la organización.

Pérdida del activo

Cuando no existe un registro formal, resulta difícil determinar quién recibió el bien o cuándo fue entregado.

Esto incrementa significativamente la probabilidad de pérdidas.

Daños no identificados

Si no se documenta el estado del activo antes de la entrega, será complicado determinar cuándo ocurrió un daño o quién fue responsable.

Inventarios con diferencias

Los activos prestados suelen aparecer como «no ubicados» durante los inventarios cuando no existe información actualizada sobre su ubicación temporal.

Falta de trazabilidad

Cada préstamo forma parte de la historia del activo.

Cuando no queda registrado, se pierde información importante sobre su utilización.

Observaciones durante auditorías

Las auditorías suelen verificar que la organización pueda demostrar dónde se encuentra cada activo y quién es responsable de su custodia.

La falta de documentación puede generar observaciones relacionadas con el control interno.

Información que debe registrarse en cada préstamo

Todo préstamo debería quedar respaldado mediante un registro formal.

Como mínimo es recomendable documentar:

• Código patrimonial.
• Descripción del activo.
• Número de serie (cuando corresponda).
• Estado del activo al momento de la entrega.
• Nombre del responsable que recibe el bien.
• Área o dependencia.
• Fecha y hora de entrega.
• Fecha prevista de devolución.
• Motivo del préstamo.
• Responsable que autoriza la entrega.
• Observaciones.
• Fecha efectiva de devolución.
• Estado del activo al ser devuelto.

Mientras más completa sea la información, mayor será la trazabilidad del proceso.

El papel de los códigos QR en el préstamo de activos

El uso de códigos QR facilita considerablemente el registro de préstamos.

Al escanear la etiqueta del activo es posible acceder rápidamente a su información y registrar el movimiento sin necesidad de digitar nuevamente los datos del bien.

Esto permite:

• Reducir errores.
• Agilizar las entregas.
• Consultar el historial del activo.
• Validar la información durante la devolución.
• Mantener actualizada la trazabilidad.

Procedimiento recomendado para controlar el préstamo de activos

Un procedimiento estandarizado permite reducir errores, mejorar la trazabilidad y proteger el patrimonio de la organización.

A continuación, se presenta un flujo de trabajo recomendado.

Paso 1. Solicitar el préstamo

Toda entrega de un activo debe iniciarse mediante una solicitud formal.

Esta puede realizarse mediante:

• Un formulario interno.
• Un correo electrónico.
• Un sistema de gestión patrimonial.
• Un flujo de aprobación digital.

La solicitud debe indicar claramente:

• Activo solicitado.
• Motivo del préstamo.
• Responsable.
• Fecha de entrega.
• Fecha prevista de devolución.

Paso 2. Verificar la disponibilidad del activo

Antes de entregar el bien es necesario confirmar que:

• Se encuentra disponible.
• No está asignado a otra persona.
• No tiene un mantenimiento programado.
• No presenta incidencias pendientes.

Esta validación evita conflictos posteriores.

Paso 3. Registrar la entrega

Al momento de entregar el activo conviene registrar toda la información necesaria para mantener la trazabilidad.

Entre los datos más importantes se encuentran:

• Responsable que recibe el activo.
• Fecha y hora de entrega.
• Estado del bien.
• Accesorios incluidos.
• Fecha prevista de devolución.
• Observaciones.

Toda esta información debe quedar disponible para futuras consultas.

Paso 4. Confirmar el estado del activo

Antes de entregar el bien es recomendable verificar su condición.

Por ejemplo:

• Funcionamiento correcto.
• Golpes o daños visibles.
• Accesorios completos.
• Número de serie.
• Etiqueta patrimonial.

Esto evita discusiones al momento de la devolución.

Paso 5. Registrar la devolución

Cuando el activo regresa, conviene verificar nuevamente:

• Estado físico.
• Funcionamiento.
• Accesorios.
• Fecha efectiva de devolución.
• Observaciones.

Si existen daños o diferencias, deben registrarse inmediatamente.

Buenas prácticas para el préstamo de activos

Las organizaciones que mantienen un mejor control patrimonial suelen aplicar recomendaciones como las siguientes.

Definir responsables claramente

Toda entrega debe indicar quién recibe el activo y quién autoriza el préstamo.

Esto fortalece la rendición de cuentas.

Utilizar códigos QR

Escanear el código QR del activo agiliza el registro del préstamo y reduce errores de digitación.

Además, facilita consultar el historial del bien desde un dispositivo móvil.

Establecer plazos de devolución

Todo préstamo debería tener una fecha prevista de devolución.

Esto facilita realizar seguimientos oportunos.

Verificar el estado del activo antes y después

Documentar el estado del bien protege tanto a la organización como al colaborador que recibe el activo.

Registrar todos los movimientos

Incluso los préstamos de corta duración deberían quedar registrados.

Cada movimiento forma parte del historial del activo.

Indicadores para medir el control de préstamos

Medir el desempeño del proceso permite identificar oportunidades de mejora.

Activos prestados fuera del plazo

Permite conocer cuántos activos no fueron devueltos en la fecha prevista.

Una reducción progresiva indica un mejor control.

Tiempo promedio de préstamo

Este indicador muestra cuánto tiempo permanecen los activos fuera de su ubicación habitual.

Activos devueltos con incidencias

Mide el porcentaje de bienes que presentan daños, pérdidas de accesorios o fallas al momento de la devolución.

Préstamos registrados correctamente

Permite verificar qué porcentaje de los préstamos cuenta con toda la documentación requerida.

Tiempo promedio para registrar un préstamo

Este indicador ayuda a evaluar la eficiencia del proceso administrativo.

Errores más frecuentes

Muchas organizaciones repiten errores que incrementan el riesgo de pérdida de activos.

Prestar activos sin registro

Es uno de los errores más comunes.

Aunque el préstamo dure pocas horas, siempre debería quedar documentado.

No registrar la devolución

Registrar únicamente la entrega genera información incompleta y dificulta conocer la situación real del activo.

No verificar el estado del bien

Si no se documenta la condición del activo antes y después del préstamo, será difícil determinar cuándo ocurrió un daño.

No actualizar el historial

Cada préstamo forma parte del ciclo de vida del activo.

Omitir este registro reduce la trazabilidad.

No realizar seguimiento a los préstamos vencidos

Cuando no existe un control sobre las fechas de devolución, algunos activos permanecen fuera de la organización durante largos periodos sin justificación.

Caso práctico

Una empresa de ingeniería prestaba diariamente equipos topográficos, drones, tablets y laptops para trabajos de campo.

El proceso se realizaba mediante una hoja de cálculo compartida.

Con el tiempo comenzaron a presentarse problemas frecuentes:

• Equipos cuya ubicación era desconocida.
• Préstamos sin fecha de devolución.
• Daños difíciles de atribuir a un responsable.
• Diferencias durante los inventarios físicos.

La empresa decidió implementar un procedimiento formal donde cada préstamo quedaba registrado con:

• Responsable.
• Fecha de entrega.
• Fecha prevista de devolución.
• Estado del activo.
• Código QR del bien.
• Confirmación de devolución.

Después de algunos meses logró:

• Reducir considerablemente las diferencias durante los inventarios.
• Disminuir los préstamos vencidos.
• Mejorar la trazabilidad.
• Fortalecer la responsabilidad de los usuarios.

Recomendaciones para fortalecer el control

Si tu organización presta activos con frecuencia, considera las siguientes acciones:

• Mantener un procedimiento documentado.
• Registrar todas las entregas y devoluciones.
• Utilizar códigos QR para identificar los activos.
• Definir claramente los responsables.
• Verificar el estado del bien antes y después del préstamo.
• Revisar periódicamente los préstamos pendientes.
• Analizar indicadores para mejorar continuamente el proceso.

¿Cómo ayuda Gestor Online de ÉFICER?

Controlar el préstamo de activos mediante hojas de cálculo o registros manuales puede funcionar cuando la organización administra pocos bienes. Sin embargo, a medida que aumenta la cantidad de activos y usuarios, también crece el riesgo de pérdidas, errores y falta de trazabilidad.

Gestor Online de ÉFICER permite centralizar la información patrimonial y mantener un mejor control sobre los activos que son entregados temporalmente a colaboradores o diferentes áreas de la organización.

Entre sus principales funcionalidades destacan:

• Registro centralizado de activos fijos.
• Identificación de activos mediante códigos QR.
• Consulta rápida de la información del activo desde dispositivos móviles.
• Historial completo de cada bien patrimonial.
• Control de responsables y custodios.
• Registro de traslados entre áreas y sedes.
• Gestión de mantenimientos e incidencias.
• Inventarios utilizando teléfonos móviles o tablets.
• Reportes patrimoniales y gerenciales.
• Información confiable para auditorías y control interno.

Al disponer de un historial actualizado de cada activo, la organización fortalece la trazabilidad y reduce significativamente el riesgo de pérdidas durante los préstamos.

Beneficios de implementar un control formal de préstamos

Gestionar adecuadamente los préstamos de activos genera beneficios que impactan directamente en la eficiencia operativa y en la protección del patrimonio.

Mayor trazabilidad

Cada préstamo queda documentado, permitiendo conocer quién recibió el activo, cuándo fue entregado y cuándo fue devuelto.

Reducción de pérdidas

Registrar cada movimiento disminuye la posibilidad de extravíos y facilita la identificación de responsabilidades.

Inventarios más confiables

Los activos prestados pueden identificarse fácilmente durante los inventarios, evitando diferencias innecesarias.

Mejor control de responsables

Cada activo mantiene un historial de custodios y usuarios, fortaleciendo la responsabilidad sobre su uso.

Mayor preparación para auditorías

Toda la documentación relacionada con los préstamos permanece organizada y disponible para futuras revisiones.

Checklist para mejorar el control de préstamos

Antes de finalizar, verifica si tu organización cumple con los siguientes aspectos.

☐ Existe un procedimiento formal para el préstamo de activos.

☐ Todo préstamo queda registrado.

☐ Se identifica claramente al responsable que recibe el activo.

☐ Se registra la fecha de entrega y la fecha prevista de devolución.

☐ Se documenta el estado del activo antes y después del préstamo.

☐ Se utilizan códigos QR para identificar los activos.

☐ Se realiza seguimiento a los préstamos vencidos.

☐ Los movimientos forman parte del historial del activo.

☐ Los préstamos son considerados durante los inventarios físicos.

☐ Existen indicadores para evaluar el desempeño del proceso.

Si varias respuestas fueron «No», probablemente exista una oportunidad importante para fortalecer el control de préstamos dentro de la organización.

Preguntas frecuentes

¿Es necesario registrar todos los préstamos de activos?

Sí.

Incluso cuando el préstamo tenga una duración de pocas horas, es recomendable mantener un registro que permita conocer quién recibió el activo y cuándo fue devuelto.

¿Qué activos deberían controlarse mediante un procedimiento de préstamo?

Principalmente aquellos que presentan movilidad frecuente, como laptops, tablets, herramientas, proyectores, cámaras, equipos de medición y cualquier otro bien que salga temporalmente de su ubicación habitual.

¿Qué ocurre si un activo se devuelve con daños?

Lo recomendable es registrar inmediatamente el estado del bien, documentar la incidencia y aplicar el procedimiento interno establecido por la organización.

¿Cómo ayudan los códigos QR durante el préstamo de activos?

Permiten identificar rápidamente cada bien, consultar su información desde un dispositivo móvil y registrar los movimientos con mayor rapidez y menor riesgo de errores.

¿Por qué es importante mantener el historial de préstamos?

Porque cada préstamo forma parte del ciclo de vida del activo y proporciona información útil para auditorías, investigaciones, mantenimiento y toma de decisiones.

Conclusión

El préstamo de activos fijos es una actividad cotidiana en muchas organizaciones, pero también representa uno de los procesos con mayor riesgo cuando no existe un control adecuado.

Registrar correctamente cada entrega y devolución, identificar claramente a los responsables y mantener actualizado el historial del activo permite fortalecer la trazabilidad, reducir pérdidas y mejorar la confiabilidad de la información patrimonial.

Más que controlar un préstamo, el verdadero objetivo es proteger el patrimonio institucional y garantizar que cada activo pueda ser localizado, identificado y administrado de forma eficiente durante todo su ciclo de vida.

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