Introducción
Los activos fijos en leasing o alquiler representan un reto particular para las empresas porque pueden estar físicamente dentro de sus instalaciones, ser utilizados diariamente y requerir control, aunque la propiedad jurídica del bien no corresponda necesariamente a la organización.
Esto ocurre, por ejemplo, con:
- Vehículos adquiridos mediante leasing.
- Maquinaria alquilada.
- Equipos informáticos arrendados.
- Fotocopiadoras bajo contrato.
- Equipos médicos alquilados.
- Equipamiento utilizado temporalmente en proyectos.
- Maquinaria entregada bajo contratos de arrendamiento.
En estos casos pueden surgir preguntas importantes:
- ¿Dónde está el bien?
- ¿Quién lo utiliza?
- ¿Cuándo termina el contrato?
- ¿Quién es el propietario?
- ¿Qué ocurre cuando finaliza el alquiler?
- ¿El activo debe identificarse físicamente?
- ¿Cómo evitar que se confunda con un activo propio?
Por eso, el control debe considerar no solamente la existencia física del bien, sino también su condición contractual y su relación con la organización.
¿Qué son los activos en leasing o alquiler?
Son bienes que una empresa utiliza durante un período determinado bajo un contrato de leasing, arrendamiento o alquiler.
Dependiendo de la modalidad contractual y de las normas aplicables, pueden existir diferencias importantes respecto a su tratamiento contable y patrimonial.
Sin embargo, desde el punto de vista del control físico y administrativo, existe una necesidad común:
La empresa debe saber qué bienes de terceros tiene bajo su custodia, dónde están y quién los utiliza.
Por ejemplo, una empresa puede tener diez vehículos propios y cinco vehículos obtenidos mediante leasing.
Los quince vehículos forman parte de su operación, pero no necesariamente tienen la misma condición jurídica.
Por ello, el sistema de control debe permitir diferenciarlos.
¿Por qué controlar bienes que no son propiedad de la empresa?
Una de las ideas equivocadas más comunes es pensar que solamente deben controlarse los bienes que pertenecen a la empresa.
En realidad, una organización puede tener bajo su custodia numerosos bienes de terceros.
Por ejemplo:
Empresa A
- Laptop propia.
- Laptop arrendada.
- Impresora alquilada.
- Vehículo en leasing.
- Maquinaria contratada temporalmente.
Si todos estos bienes se encuentran físicamente en las instalaciones de la empresa, existe un riesgo de pérdida de información si no se mantiene un registro adecuado.
El control permite conocer:
- Qué bien está bajo custodia.
- Quién lo utiliza.
- Dónde se encuentra.
- Desde cuándo está en la organización.
- Cuándo termina el contrato.
- A quién debe devolverse.
Activo propio vs. activo en leasing vs. activo alquilado
No todos los bienes utilizados por una empresa tienen la misma condición.
Activo propio
Es un bien que pertenece a la organización de acuerdo con la documentación correspondiente.
Puede formar parte de su patrimonio y estar sujeto a las políticas contables y patrimoniales aplicables.
Activo en leasing
Es un bien utilizado bajo un contrato de leasing.
El tratamiento contable dependerá de las características del contrato y de la normativa aplicable.
Desde el punto de vista del control físico, resulta importante identificarlo como un bien sujeto a un contrato.
Activo alquilado
Es un bien utilizado temporalmente mediante un contrato de alquiler.
Por ejemplo:
- Una excavadora alquilada durante seis meses.
- Un vehículo contratado por un año.
- Una fotocopiadora bajo servicio de arrendamiento.
Activo prestado
Es un bien recibido temporalmente de otra organización o tercero bajo determinadas condiciones.
Aunque no sea propiedad de la empresa, también puede requerir control durante el período en que permanezca bajo custodia.
¿Qué información debería registrarse?
Para controlar adecuadamente un bien en leasing o alquiler, es recomendable registrar información que permita identificar tanto el activo como su condición contractual.
Por ejemplo:
- Código interno.
- Descripción.
- Marca.
- Modelo.
- Número de serie.
- Propietario.
- Tipo de contrato.
- Número de contrato.
- Fecha de inicio.
- Fecha de vencimiento.
- Ubicación.
- Responsable.
- Estado.
- Observaciones.
Esta información permite diferenciar claramente los bienes propios de aquellos que la empresa utiliza temporalmente.
La importancia de identificar físicamente los bienes arrendados
Cuando una empresa tiene numerosos activos propios y arrendados, puede ser difícil diferenciarlos visualmente.
Una alternativa consiste en utilizar etiquetas internas con códigos QR.
Por ejemplo:
Código: AR-000245
Activo: Laptop Lenovo
Condición: Arrendado
Propietario: Empresa arrendadora
Ubicación: Oficina Comercial
Responsable: Área de Ventas
Contrato: ALQ-2026-018
Vencimiento: 15/08/2027
Al escanear el código, el responsable puede consultar la información registrada.
Esto ayuda a evitar que un activo arrendado sea confundido con uno propio.
Controlar el contrato junto con el activo
Una de las principales ventajas de administrar estos bienes digitalmente es poder relacionar el activo con su información contractual.
Por ejemplo:
Activo: Camioneta Toyota
Condición: Leasing
Contrato: LEA-2026-015
Inicio: 01/09/2026
Vencimiento: 31/08/2031
Responsable: Operaciones
Ubicación: Sede Lima
Esto permite que la información del bien y la información del contrato permanezcan relacionadas.
¿Qué ocurre cuando termina el contrato?
El vencimiento del contrato debe generar una revisión del activo.
Dependiendo de las condiciones pactadas, pueden existir diferentes escenarios:
- Devolución del bien.
- Renovación del contrato.
- Compra del activo.
- Sustitución por otro bien.
- Transferencia de propiedad.
- Terminación del uso.
Por eso es recomendable registrar las fechas contractuales y revisar anticipadamente los bienes próximos a vencer.
Riesgos de no controlar los activos arrendados
Confundir bienes propios con bienes de terceros
Esto puede generar problemas durante inventarios y auditorías.
No devolver un bien a tiempo
La falta de seguimiento de contratos puede provocar retrasos o costos adicionales.
Perder la trazabilidad
Si el activo cambia de ubicación sin registrarse, puede resultar difícil localizarlo.
No identificar al responsable
Sin un custodio claramente asignado, aumenta el riesgo de pérdida o uso inadecuado.
No conocer los vencimientos
Un contrato puede llegar a su fecha de término sin que el área responsable haya tomado una decisión.
Procedimiento recomendado para controlar activos en leasing y alquiler
El control de bienes arrendados debe permitir conocer no solo dónde se encuentra cada activo, sino también bajo qué condición se utiliza, quién lo tiene asignado y qué ocurre con él cuando finaliza el contrato.
Un procedimiento ordenado puede dividirse en las siguientes etapas.
Paso 1. Registrar el activo
Primero debe crearse un registro individual para cada bien recibido en leasing o alquiler.
La ficha puede incluir:
- Código interno.
- Descripción.
- Marca.
- Modelo.
- Número de serie.
- Tipo de bien.
- Propietario.
- Condición: leasing, alquiler o préstamo.
- Estado.
- Fecha de recepción.
Esto permite diferenciar desde el inicio los bienes propios de los bienes de terceros.
Paso 2. Registrar la información contractual
El activo debe quedar relacionado con su contrato correspondiente.
Conviene registrar:
- Número de contrato.
- Proveedor o propietario.
- Fecha de inicio.
- Fecha de vencimiento.
- Plazo.
- Condiciones relevantes.
- Responsable del contrato.
- Observaciones.
De esta forma, la empresa puede consultar desde el registro del activo la información necesaria para su seguimiento.
Paso 3. Asignar una ubicación
El activo debe tener una ubicación específica.
Por ejemplo:
Sede Lima → Piso 4 → Oficina Comercial → Puesto 12
o:
Planta Industrial → Área de Producción → Línea 3
Esto facilita las verificaciones físicas y permite localizar rápidamente los bienes arrendados.
Paso 4. Asignar un responsable
Cada bien debe tener un responsable o área encargada de su custodia.
Puede tratarse de:
- Un colaborador.
- Un jefe de área.
- Operaciones.
- Sistemas.
- Mantenimiento.
- Administración.
Esto permite establecer claramente quién tiene el activo bajo su responsabilidad.
Paso 5. Identificar físicamente el activo
Una etiqueta con un código QR puede facilitar la identificación del bien durante los inventarios.
Al escanearla, el personal autorizado puede consultar información como:
- Código.
- Descripción.
- Propietario.
- Ubicación.
- Responsable.
- Estado.
- Contrato asociado.
Esto resulta especialmente útil cuando existen activos propios y arrendados de características similares.
Paso 6. Registrar los movimientos
Los bienes arrendados también pueden cambiar de ubicación.
Por ejemplo:
Oficina 201 → Oficina 305
o:
Sede Lima → Sede Arequipa
El movimiento debe quedar registrado para conservar la trazabilidad del activo.
Conviene conservar:
- Fecha.
- Ubicación anterior.
- Nueva ubicación.
- Responsable anterior.
- Nuevo responsable.
- Motivo del traslado.
Paso 7. Controlar el vencimiento del contrato
Una de las funciones más importantes consiste en identificar anticipadamente los contratos próximos a vencer.
Por ejemplo:
| Activo | Contrato | Vencimiento | Situación |
|---|---|---|---|
| Camioneta | LEA-025 | 15/08/2027 | Vigente |
| Laptop | ALQ-041 | 30/09/2026 | Próximo a vencer |
| Fotocopiadora | ALQ-018 | 20/12/2026 | Vigente |
Esta información permite que el área responsable pueda evaluar oportunamente qué hacer con cada bien.
Paso 8. Revisar el activo antes del vencimiento
Antes de finalizar el contrato conviene verificar:
- Existencia física.
- Estado.
- Ubicación.
- Responsable.
- Condiciones de devolución.
- Documentación contractual.
- Posibilidad de renovación o compra, cuando corresponda.
Esto reduce el riesgo de llegar al vencimiento sin conocer la situación real del bien.
¿Qué hacer cuando el activo cambia de propietario?
En determinados contratos puede existir una transferencia de propiedad al finalizar el acuerdo.
Cuando esto ocurra, debe actualizarse la información del activo de acuerdo con la documentación correspondiente y los procedimientos contables y patrimoniales aplicables.
Por ejemplo:
Antes: Activo arrendado
Después: Activo propio
El historial debería conservar la situación anterior para mantener la trazabilidad.
Buenas prácticas
Mantener separados los activos propios y de terceros
El sistema debe permitir identificar claramente la condición de cada bien.
Esto evita confusiones durante los inventarios.
Relacionar cada activo con su contrato
No basta con saber que una laptop está alquilada.
También es conveniente conocer bajo qué contrato, con qué proveedor y hasta cuándo.
Controlar las fechas de vencimiento
Los contratos próximos a vencer deben identificarse con suficiente anticipación.
Registrar los movimientos inmediatamente
Si un activo arrendado cambia de oficina o responsable, la información debería actualizarse en el momento del traslado.
Realizar verificaciones físicas
Los activos de terceros que permanecen bajo custodia de la empresa también deben ser verificados periódicamente.
Mantener un historial
El historial permite saber dónde estuvo el activo, quién lo tuvo y qué cambios experimentó durante el período de utilización.
Errores frecuentes
Registrar únicamente los activos propios
Los bienes de terceros también pueden requerir control mientras permanezcan bajo custodia de la organización.
No registrar el vencimiento del contrato
Esto dificulta la planificación de devoluciones, renovaciones o sustituciones.
No diferenciar leasing de alquiler
La condición contractual debe quedar claramente identificada.
No actualizar la ubicación
Un bien puede cambiar de sede varias veces durante el contrato.
No conservar el historial
Eliminar la información anterior cada vez que cambia el responsable impide reconstruir la trazabilidad.
Caso práctico
Una empresa de servicios administraba:
- 120 laptops arrendadas.
- 25 vehículos en leasing.
- 15 equipos multifunción alquilados.
- 8 equipos especializados bajo contratos temporales.
Los registros se encontraban distribuidos entre diferentes áreas y no existía una base centralizada.
Durante una revisión se detectó que algunas laptops habían cambiado de usuario y que varios contratos estaban próximos a vencer sin seguimiento adecuado.
La empresa implementó un registro centralizado donde cada activo quedó relacionado con:
Activo → Ubicación → Responsable → Contrato → Vencimiento
Además, se utilizaron códigos QR para facilitar las verificaciones físicas.
Con esta estructura fue posible consultar rápidamente qué bienes estaban bajo contrato, dónde se encontraban y cuándo debía revisarse su situación contractual.
Indicadores para controlar activos arrendados
Una empresa puede utilizar indicadores como:
Porcentaje de activos arrendados con ubicación actualizada
Permite conocer qué tan confiable es la información física.
Activos sin responsable asignado
Ayuda a detectar problemas de custodia.
Contratos próximos a vencer
Permite anticipar renovaciones, devoluciones o sustituciones.
Activos arrendados con información contractual incompleta
Ayuda a identificar registros que necesitan actualización.
Diferencias encontradas durante inventarios
Permite medir la calidad del control físico.
¿Cómo ayuda Gestor Online de ÉFICER?
Cuando una empresa administra simultáneamente activos propios, bienes en leasing y equipos alquilados, mantener toda la información actualizada puede resultar complicado si se utilizan diferentes hojas de cálculo o registros independientes.
Gestor Online de ÉFICER permite centralizar el control de estos bienes y diferenciarlos según su condición, facilitando la identificación, ubicación, responsable y trazabilidad de cada activo.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran:
- Registro individual de cada bien.
- Identificación mediante códigos QR.
- Registro de activos propios y bienes bajo custodia.
- Control de responsables.
- Registro de ubicaciones.
- Historial de movimientos.
- Inventarios físicos desde teléfonos y tablets.
- Registro del estado del activo.
- Información contractual asociada al bien, cuando corresponda.
- Reportes para control patrimonial.
- Consulta rápida de la ficha del activo mediante código QR.
De esta manera, la empresa puede mantener bajo control los bienes que utiliza independientemente de si son propios, están sujetos a leasing o se encuentran temporalmente alquilados.
¿Por qué utilizar códigos QR para activos arrendados?
Los códigos QR facilitan la identificación física de los bienes durante inventarios y verificaciones.
Por ejemplo, al escanear la etiqueta de una impresora alquilada, el responsable podría consultar:
Código: ACT-00582
Descripción: Impresora multifunción
Condición: Alquilada
Propietario: Proveedor externo
Ubicación: Administración
Responsable: Área Administrativa
Estado: Operativo
Esto permite diferenciar rápidamente un bien arrendado de uno propio.
Además, si el equipo cambia de ubicación, el movimiento puede registrarse conservando el historial correspondiente.
Checklist para controlar activos en leasing y alquiler
Antes de considerar correctamente controlados estos bienes, verifica:
☐ Cada activo cuenta con una identificación única.
☐ Se conoce quién es el propietario del bien.
☐ Está registrada su condición: propio, leasing, alquiler o préstamo.
☐ El activo tiene una ubicación actualizada.
☐ Existe un responsable o área responsable.
☐ Se conoce el contrato asociado cuando corresponda.
☐ La fecha de inicio del contrato está registrada.
☐ La fecha de vencimiento está identificada.
☐ Los movimientos del activo quedan registrados.
☐ Los cambios de responsable están documentados.
☐ Los activos son incluidos en las verificaciones físicas correspondientes.
☐ Los contratos próximos a vencer son revisados oportunamente.
☐ Se conserva el historial del activo.
☐ La situación del activo se actualiza cuando termina el contrato.
Si varias respuestas son «No», existe una oportunidad para mejorar el control de los bienes que la empresa utiliza bajo contratos de leasing o alquiler.
Preguntas frecuentes
¿Una empresa debe controlar los bienes que alquila?
Desde el punto de vista del control físico y administrativo, es conveniente mantener identificados los bienes que permanecen bajo custodia de la empresa, aunque no sean de su propiedad.
El tratamiento contable dependerá de las características del contrato y de las normas aplicables.
¿Un activo en leasing es igual que un activo propio?
No necesariamente.
La condición jurídica y contractual puede ser diferente, por lo que el sistema de control debe permitir distinguirlos.
El tratamiento contable también dependerá de las características del contrato y de la normativa aplicable.
¿Se puede colocar un código QR a un activo alquilado?
Sí, siempre que la identificación sea compatible con las condiciones del contrato y no afecte al bien.
El código puede funcionar como una identificación interna para facilitar el control durante el período en que permanezca bajo custodia de la empresa.
¿Qué información debe controlarse de un activo alquilado?
Como mínimo, conviene poder identificar:
- El bien.
- El propietario.
- La ubicación.
- El responsable.
- El contrato.
- El período de utilización.
- El estado.
- Los movimientos.
¿Qué ocurre cuando termina el contrato?
Debe actualizarse la situación del activo de acuerdo con lo establecido contractualmente.
Puede corresponder:
- Devolverlo.
- Renovar el contrato.
- Sustituirlo.
- Adquirirlo, cuando corresponda.
- Transferirlo a otra ubicación o responsable.
La operación concreta dependerá de las condiciones pactadas.
Conclusión
Los activos fijos en leasing o alquiler requieren un control diferente al de los bienes propios, pero eso no significa que deban quedar fuera de la gestión patrimonial y administrativa de la empresa mientras permanezcan bajo su custodia.
Una organización puede tener decenas o miles de bienes de diferentes procedencias. Saber cuáles son propios, cuáles están bajo leasing, cuáles son alquilados y cuáles fueron recibidos temporalmente permite mantener una visión más precisa de los recursos que realmente utiliza.
Relacionar cada activo con su ubicación, responsable, condición contractual y movimientos mejora la trazabilidad y facilita los inventarios.
Además, controlar las fechas de vencimiento permite anticipar devoluciones, renovaciones o sustituciones y evitar que un contrato llegue a su término sin una decisión previamente evaluada.
Con una solución centralizada y herramientas como los códigos QR, este proceso puede hacerse mucho más sencillo.
¿Tu empresa controla los bienes propios y arrendados en diferentes archivos?
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Esto permite mantener una visión integral de los bienes que la organización utiliza, independientemente de su condición contractual.
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