Introducción
Una política de gestión de activos fijos establece las reglas y criterios que una organización debe seguir para administrar correctamente sus bienes durante todo su ciclo de vida.
Tener un inventario de activos no siempre significa tener un buen control patrimonial.
Una empresa puede conocer cuántos equipos posee y, aun así, tener problemas porque:
- No existe un responsable claramente definido.
- Los activos cambian de ubicación sin registrarse.
- Las nuevas adquisiciones no se incorporan oportunamente.
- Los inventarios se realizan sin una metodología uniforme.
- Los activos enviados a mantenimiento pierden trazabilidad.
- Los colaboradores reciben bienes sin documentación.
- Los activos entregados a terceros no tienen seguimiento.
- Las bajas no se gestionan de manera ordenada.
Una política patrimonial permite establecer cómo deben realizarse estas actividades, quién debe ejecutarlas y qué información debe mantenerse.
¿Qué es una política de gestión de activos fijos?
Es un documento interno que establece los principios, responsabilidades, procedimientos y criterios que la organización utilizará para administrar sus activos.
Su objetivo es que todas las áreas trabajen bajo reglas comunes.
Por ejemplo, la política puede establecer:
- Cómo se registra un activo nuevo.
- Cómo se identifica.
- Cómo se asigna a un responsable.
- Cómo se registra un traslado.
- Cómo se realiza un inventario.
- Cómo se controla un activo en mantenimiento.
- Cómo se gestiona un bien entregado a terceros.
- Cómo se solicita una baja.
De esta manera, el control patrimonial deja de depender exclusivamente del conocimiento de una persona o de un archivo determinado.
¿Por qué una empresa necesita una política patrimonial?
A medida que una organización crece, aumenta la cantidad de personas y áreas que intervienen en la administración de los activos.
Sin reglas claras, cada área puede terminar utilizando un criterio diferente.
Por ejemplo:
Administración registra el activo de una manera.
Logística utiliza otra clasificación.
Sistemas mantiene su propio inventario.
Contabilidad tiene información diferente.
El responsable del área conoce una ubicación distinta.
El resultado es un inventario fragmentado y difícil de conciliar.
Una política permite establecer una metodología común.
¿Qué objetivos debería tener?
Una política de gestión de activos puede establecer objetivos como:
Mantener información actualizada
La organización debe procurar que los registros reflejen la situación real de sus activos.
Proteger el patrimonio
La identificación y asignación de responsables ayudan a reducir riesgos de pérdida, deterioro o uso inadecuado.
Mejorar la trazabilidad
Cada movimiento relevante debe poder ser identificado y consultado.
Facilitar los inventarios
Los procedimientos deben establecer cómo, cuándo y quién realizará las verificaciones físicas.
Facilitar auditorías
La documentación y los registros deben permitir demostrar la situación de los bienes.
¿Qué debe establecer una política de activos fijos?
Una política bien estructurada debería definir como mínimo los principales procesos relacionados con el ciclo de vida de los activos.
1. Adquisición e incorporación
Debe establecerse cómo se incorporan los nuevos bienes al sistema de control.
Por ejemplo:
- Recepción del bien.
- Verificación de documentación.
- Registro.
- Asignación de código.
- Etiquetado.
- Asignación de responsable.
- Registro de ubicación.
Esto evita que un activo adquirido permanezca durante semanas sin estar correctamente identificado.
2. Identificación
La política debería definir cómo se identifican los activos.
Puede establecer:
- Código patrimonial.
- Etiqueta.
- Código QR.
- Código de barras.
- Número de serie.
- Criterios de numeración.
La identificación debe permitir diferenciar cada activo de manera individual.
3. Asignación y custodia
La política debe determinar cómo se asignan los activos a:
- Colaboradores.
- Áreas.
- Sedes.
- Proyectos.
- Responsables específicos.
También debería establecer qué ocurre cuando un colaborador:
- Cambia de puesto.
- Cambia de sede.
- Devuelve un equipo.
- Se ausenta temporalmente.
- Deja la empresa.
4. Traslados y reubicaciones
Todo cambio de ubicación debería seguir un procedimiento definido.
Por ejemplo:
Solicitud → autorización → traslado → actualización del registro
Esto evita que los activos aparezcan en una ubicación diferente durante el inventario.
5. Inventarios físicos
La política debería establecer:
- Quién realiza los inventarios.
- Con qué frecuencia.
- Qué activos deben verificarse.
- Cómo se documentan las diferencias.
- Cómo se corrigen las inconsistencias.
- Quién aprueba los resultados.
También puede establecer inventarios generales y verificaciones parciales durante el año.
6. Mantenimiento de los activos
La política debe establecer qué ocurre cuando un activo requiere mantenimiento.
Por ejemplo:
- Se reporta la necesidad de mantenimiento.
- Se registra el estado del activo.
- Se determina dónde será atendido.
- Se actualiza temporalmente su ubicación o situación.
- Se registra el mantenimiento realizado.
- Se actualiza nuevamente su estado al finalizar.
Esto permite evitar que un activo enviado a mantenimiento aparezca durante un inventario como «faltante».
7. Activos sin uso
Una política patrimonial también debería establecer cómo identificar y gestionar los activos que ya no están siendo utilizados.
Un activo sin uso puede encontrarse:
- En una oficina.
- En un almacén.
- En espera de reasignación.
- Pendiente de reparación.
- Pendiente de evaluación.
No todos estos bienes necesariamente deben darse de baja.
La organización debería establecer criterios para determinar si corresponde:
- Reasignarlo.
- Repararlo.
- Mantenerlo almacenado.
- Evaluar su reemplazo.
- Iniciar un proceso de baja.
8. Activos entregados a terceros
La política debe contemplar los bienes que salen temporalmente de la custodia directa de la organización.
Esto incluye, por ejemplo:
- Activos en comodato.
- Bienes entregados en préstamo.
- Equipos bajo contratos de alquiler.
- Activos en leasing.
- Equipos asignados temporalmente a proyectos.
Debe establecerse qué información debe registrarse, quién autoriza la entrega y cómo se controla la devolución.
9. Altas y bajas
La política debe definir claramente cuándo un activo se incorpora al control patrimonial y bajo qué condiciones puede retirarse.
Alta
Puede contemplar:
- Recepción.
- Verificación.
- Registro.
- Identificación.
- Etiquetado.
- Asignación.
Baja
Debe establecer quién solicita, quién evalúa y quién autoriza la baja, además de la documentación que corresponda.
Es importante evitar que un activo desaparezca del inventario simplemente porque dejó de utilizarse.
10. Responsabilidades de las áreas
Una buena política debe evitar que el control patrimonial sea responsabilidad de una sola persona.
Es conveniente definir las funciones de las diferentes áreas.
Por ejemplo:
| Área | Responsabilidad |
|---|---|
| Administración | Coordinar la gestión patrimonial |
| Contabilidad | Gestionar la información contable relacionada |
| Logística | Participar en adquisiciones y movimientos |
| Sistemas | Gestionar equipos tecnológicos que correspondan |
| Jefaturas | Supervisar los bienes bajo su área |
| Usuarios | Custodiar los activos asignados |
| Control interno | Verificar el cumplimiento de los procedimientos |
La distribución exacta dependerá de la estructura de cada organización.
11. Documentación
La política debe indicar qué documentos deben respaldar cada proceso.
Por ejemplo:
- Actas de entrega.
- Documentos de adquisición.
- Registros de traslado.
- Actas de devolución.
- Documentación de mantenimiento.
- Documentación de baja.
- Documentos de comodato.
- Contratos de leasing o alquiler.
- Informes de inventario.
Esto facilita la trazabilidad documental y las posteriores verificaciones.
12. Auditorías y verificaciones
La política debería establecer cómo se realizarán las verificaciones del cumplimiento de los procedimientos.
Puede contemplar:
- Inventarios físicos.
- Revisiones selectivas.
- Conciliaciones.
- Auditorías internas.
- Seguimiento de diferencias.
El objetivo no es únicamente detectar errores, sino también identificar las causas y corregir los procesos.
Buenas prácticas para crear una política patrimonial
Mantenerla clara
Una política debe poder ser comprendida por las personas que realmente la aplicarán.
Definir responsables concretos
No basta con indicar «el área correspondiente».
Es preferible especificar quién realiza cada actividad.
Establecer procedimientos
La política debe indicar qué hacer ante las situaciones habituales.
Evitar reglas imposibles de cumplir
Los procedimientos deben adaptarse a la realidad operativa de la organización.
Revisarla periódicamente
La empresa puede cambiar su estructura, tecnología, número de sedes o procesos.
La política debería actualizarse cuando sea necesario.
Errores frecuentes al crear una política de activos fijos
Hacerla demasiado genérica
Una política que solamente diga «los activos deben controlarse adecuadamente» no establece cómo hacerlo.
No definir responsables
Si nadie sabe quién debe actualizar la información, el proceso termina fallando.
No contemplar movimientos
Los activos cambian constantemente de ubicación y responsable.
Ignorar los activos entregados a terceros
El control no debería terminar cuando un activo sale físicamente de la empresa.
No establecer inventarios
Sin verificaciones físicas es difícil determinar si los registros siguen reflejando la realidad.
Crear una política que nadie utiliza
El documento debe estar conectado con los procedimientos y herramientas que realmente utiliza la organización.
Ejemplo de estructura de una política
Una política de gestión de activos fijos podría organizarse de la siguiente manera:
1. Objetivo
Definir los criterios para administrar los activos de la organización.
2. Alcance
Determinar qué áreas, sedes y tipos de bienes están incluidos.
3. Definiciones
Precisar conceptos utilizados en el documento.
4. Responsabilidades
Establecer las funciones de cada área.
5. Incorporación de activos
Definir el proceso de alta.
6. Identificación y etiquetado
Establecer el sistema de identificación.
7. Asignación y custodia
Definir cómo se entregan los activos.
8. Movimientos
Regular traslados y reubicaciones.
9. Mantenimiento
Establecer el tratamiento de activos fuera de servicio.
10. Inventarios
Definir metodología y periodicidad.
11. Activos entregados a terceros
Regular comodatos, préstamos, leasing y alquileres.
12. Bajas
Definir el proceso de retiro.
13. Documentación
Establecer los registros necesarios.
14. Control y auditoría
Definir las verificaciones.
15. Revisión de la política
Establecer cuándo debe actualizarse.
Caso práctico
Una empresa con varias sedes había establecido procedimientos diferentes para controlar sus activos.
En una sede se utilizaban actas de entrega.
En otra, únicamente hojas de Excel.
En una tercera, los movimientos se comunicaban por correo electrónico.
Esto generaba diferencias importantes durante los inventarios.
La empresa decidió establecer una política patrimonial única para todas sus sedes.
Se definieron:
- Un código único.
- Un procedimiento de alta.
- Responsables.
- Reglas para traslados.
- Inventarios periódicos.
- Procedimientos de mantenimiento.
- Control de activos entregados a terceros.
- Procedimientos de baja.
La estandarización permitió que todas las sedes trabajaran bajo los mismos criterios.
¿Cómo convertir la política en un proceso realmente operativo?
Una política patrimonial no debería quedarse como un documento guardado en una carpeta.
Para que realmente funcione, debe convertirse en procesos, responsabilidades y controles que puedan ejecutarse y verificarse.
Por ejemplo, si la política establece que todo activo debe tener un responsable, debe existir un mecanismo que permita comprobar:
Activo → Responsable → Ubicación → Estado → Historial
De la misma manera, si establece que todo traslado debe registrarse, la organización debe contar con un procedimiento que permita documentarlo y actualizar la información.
La política define qué debe hacerse; los procedimientos y herramientas permiten hacerlo y comprobarlo.
Centralizar la información patrimonial
Uno de los principales problemas de las organizaciones es que la información termina distribuida entre diferentes archivos y áreas.
Una política puede establecer que el registro patrimonial oficial debe mantenerse en una fuente centralizada.
Esto permite que las diferentes áreas trabajen sobre una misma información y evita depender de:
- Archivos Excel independientes.
- Correos electrónicos.
- Registros personales.
- Documentos desactualizados.
El objetivo es que exista una única referencia para conocer la situación de cada activo.
Digitalizar los controles
Cuando el volumen de activos aumenta, realizar manualmente todas las operaciones puede consumir una gran cantidad de tiempo.
La tecnología puede facilitar procesos como:
- Identificación.
- Asignación.
- Inventario.
- Reubicación.
- Verificación.
- Consulta.
- Seguimiento.
Los códigos QR son especialmente útiles para vincular el activo físico con su información digital.
La política debe acompañar al crecimiento de la empresa
Una política que funciona para una empresa con 50 activos puede necesitar modificaciones cuando la organización tiene:
- 500 activos.
- 2,000 activos.
- Varias sedes.
- Personal en diferentes ciudades.
- Activos entregados a terceros.
Por ello, la política debe revisarse periódicamente para comprobar que continúa siendo adecuada.
Esto es especialmente importante en organizaciones que están creciendo rápidamente.
¿Cómo ayuda Gestor Online de ÉFICER?
Una política patrimonial establece las reglas, pero una plataforma de gestión permite llevar esas reglas a la operación diaria.
Gestor Online de ÉFICER permite centralizar la información de los activos y facilitar procesos como:
- Registro de activos.
- Identificación mediante códigos QR.
- Asignación de responsables.
- Control de ubicaciones.
- Registro de movimientos.
- Inventarios desde dispositivos móviles.
- Seguimiento del estado de los activos.
- Consulta del historial.
- Control de múltiples sedes.
- Generación de reportes patrimoniales.
Así, la política deja de depender únicamente de documentos y registros manuales y puede convertirse en un proceso operativo y trazable.
Checklist para evaluar una política de activos fijos
Puedes utilizar esta lista para comprobar si la política de tu organización está suficientemente desarrollada:
☐ Define claramente su objetivo.
☐ Establece su ámbito de aplicación.
☐ Define los principales conceptos utilizados.
☐ Identifica las áreas responsables.
☐ Establece cómo se registran las nuevas adquisiciones.
☐ Define cómo se identifican los activos.
☐ Establece cómo se asignan los responsables.
☐ Regula los traslados y reubicaciones.
☐ Define cómo se gestionan los activos en mantenimiento.
☐ Contempla los activos sin uso.
☐ Regula los bienes entregados a terceros.
☐ Establece cómo se realizan los inventarios.
☐ Define cómo se gestionan las diferencias.
☐ Regula las bajas.
☐ Establece la documentación necesaria.
☐ Define controles y verificaciones.
☐ Establece cuándo debe revisarse la política.
Si varios de estos puntos no están contemplados, la organización puede tener una oportunidad importante para fortalecer su gestión patrimonial.
Preguntas frecuentes
¿Una política de activos fijos es lo mismo que un procedimiento?
No.
La política establece los criterios y reglas generales que deben seguirse.
El procedimiento explica cómo se ejecuta una actividad determinada.
Por ejemplo:
Política: Todos los traslados de activos deben registrarse.
Procedimiento: Define quién solicita el traslado, quién lo autoriza, cómo se realiza y cómo se actualiza el registro.
¿Quién debe elaborar la política?
Dependerá de la estructura de cada organización.
Normalmente deberían participar las áreas que intervienen directamente en la gestión de los activos, como administración, contabilidad, logística, patrimonio, sistemas y las áreas operativas correspondientes.
¿Cada empresa necesita una política diferente?
Sí.
Aunque pueden existir principios comunes, la política debe adaptarse al tamaño, estructura, tipo de activos, número de sedes y necesidades de cada organización.
¿Debe incluir los activos entregados a terceros?
Sí, cuando la organización tenga bienes bajo modalidades como comodato, préstamo, alquiler u otras situaciones que requieran seguimiento.
¿Con qué frecuencia debe revisarse?
No existe una frecuencia universal.
Es recomendable revisarla cuando se produzcan cambios importantes en la organización, sus procesos, sistemas, estructura o necesidades de control.
Conclusión
Una política de gestión de activos fijos proporciona la estructura necesaria para que el control patrimonial no dependa de criterios individuales o de registros dispersos.
Una buena política establece quién es responsable, cómo se registran los activos, cómo se identifican, cómo se asignan, cómo se trasladan, cómo se inventarían y qué ocurre cuando un bien entra en mantenimiento, deja de utilizarse o debe darse de baja.
Pero una política por sí sola no garantiza el control.
Debe estar acompañada de procedimientos claros, responsables definidos, verificaciones periódicas y herramientas que permitan ejecutar y comprobar cada proceso.
Cuando estos elementos trabajan juntos, la organización puede mantener una gestión patrimonial más ordenada, trazable y confiable.
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